Il tema della dematerializzazione documentale cartacea diventa sempre più interessante per le aziende che devono gestire grandi quantità di processi e scambi commerciali. Ciò avviene non solo per recuperare tempo nel lavoro o per recuperare spazio in azienda, ma soprattutto perché le nuove tecnologie consentono di velocizzare i processi di comunicazione, rappresentando un valore aggiunto per ogni impresa che ne faccia uso.
I benefici primari ottenuti da strumenti tecnologici evoluti sono quantificabili anche nel breve periodo e sono soprattutto connessi alla riduzione dei costi, al miglioramento della produzione e, di riflesso, all’aumento delle vendite e alla crescita dell’azienda.
Naturalmente il passaggio alla dematerializzazione documentale non può essere un processo rapido, molte aziende mostrano ancora diffuso scetticismo rispetto a tali innovazioni. Inoltre, occorre sottolineare che, al fine di garantire la sicurezza della documentazione elettronica e delle firme digitali, è fondamentale attenersi in modo preciso alla legislazione vigente in materia, in costante evoluzione e aggiornamento, per assicurare la sicurezza e l’attendibilità dei documenti elettronici, paragonabile a quelli cartacei.
Le aziende che per prime si sono avvicinate a queste nuove metodologie e ai nuovi software per l’automazione documentale lo hanno fatto a piccoli passi, inizialmente adottando la dematerializzazione della sola fatturazione attiva, per poi estenderla a quella del ciclo passivo fino agli ordini completi, dalla richiesta, alla conferma, all’avviso di consegna alla fattura finale. Il tutto sempre con un notevole risparmio, sia di tempo che di risorse. La possibilità di lavorare con documenti digitali rappresenta un passo avanti non solo per le grandi aziende, con numeri di fornitori elevati e migliaia di documenti in transizione quotidianamente, ma anche per le realtà aziendali minori, che possono comunque contare sul risparmio e sulla professionalità legati al corretto utilizzo della tecnologia. La prospettiva futura, infatti, sarà inevitabilmente lavorare solo con documentazione digitale, indipendentemente dalle dimensioni delle aziende. Un passaggio obbligato in un mondo che corre sempre più verso la digitalizzazione.
Come avvicinarsi alla dematerializzazione documentale nel modo corretto? Sicuramente acquistando un software che risponda appieno alle necessità dell’azienda, alle sue dimensioni, alle sue caratteristiche. Uno dei prodotti più innovativi in questo senso è DeliveRING, un software realizzato dall’azienda bolognese Di.Tech, leader nello sviluppo di sistemi informativi per il retail, per i produttori di beni di largo consumo e per gli operatori logistici.
Se, normalmente, la spedizione di una merce richiede la produzione in tre copie del documento di trasporto, la digitalizzazione dello stesso permetterà di eliminare la versione cartacea e tracciare l’intero percorso effettuato dall’articolo in qualsiasi momento, con la possibilità di integrare rapidamente i dati relativi a ogni trasporto.
DeliveRING è realmente in grado di migliorare la produttività aziendale, grazie all’esperienza che Di.Tech ha sviluppato in oltre venti anni di presenza sul mercato come punto di riferimento nella consulenza strategica e operativa e nei sistemi informativi. Come molte altre soluzioni specializzate offerte da Di.Tech, anche DeliveRING è un software altamente professionale e perfettamente integrabile con eventuali altri software già presenti in azienda, creando così un valore aggiunto anche a quanto già installato.
DeliveRING è un innovativo metodo per la dematerializzazione dei documenti commerciali, di consegna, di svincolo e di contestazione, basato sulla normativa civilistica e tributaria vigente. Tramite una piattaforma di condivisione della documentazione, permette agli attori del processo logistico di seguire il processo che caratterizza ciascun articolo in modo semplice e diretto, dialogando facilmente con protocolli elettronici quali EDI. Inoltre, la piattaforma permette non solo l’acquisizione delle informazioni relative alla merce in trasporto, ma anche la pubblicazione, la conservazione e lo smistamento di tutti i documenti e le informazioni a essa riferiti, dal momento in cui viene presa in carico fino alla consegna, garantendo la tracciabilità completa di ogni movimento.
Infine, la possibilità di segnalare subito eventuali prodotti danneggiati o non conformi a quanto richiesto rappresenta un importante punto di forza del software, consentendo di evitare i passaggi imposti dalla versione cartacea del documento. In questo modo attività amministrative e tecniche verranno velocizzate attraverso all’utilizzo di DeliveRING, fattore che permetterebbe di affrancare risorse umane per renderle disponibili in altri settori dell’azienda, con conseguente crescita per la stessa.
DeliveRING rappresenta la soluzione innovativa che può cambiare i ritmi delle aziende, promossa da aziende leader come Di.Tech, Credem, TesiSquare e TopKey, uno strumento altamente affidabile e definito delle vigenti normative in fatto di digitalizzazione di documenti ufficiali.
